Оставьте контакт
и мы перезвоним в течении часа
Я ознакомлен(а) с политикой конфиденциальности и даю согласие на обработку своих персональных данных.
Закажите демонстрацию системы
оставив свои контактные данные
Я ознакомлен(а) с политикой конфиденциальности и даю согласие на обработку своих персональных данных.
Что нового в logijet

Как подойти к выбору TMS системы?

Как показывает наша практика, цифровая трансформация управления грузоперевозками — это сложный и трудоемкий процесс, особенно в части выбора подходящей системы TMS. Начало этой трансформации лежит в ответах на вопросы:
  • какие процессы грузоперевозок требуют оптимизации и автоматизации?
  • какие целевые бизнес-показатели не смогут быть достигнуты без использования TMS?
  • разрабатывать систему самостоятельно или внедрить готовый продукт?
  • какие сроки внедрения и масштабирования TMS приемлемы для текущих бизнес-условий? 
  • какой бюджет следует заложить на внедрение TMS системы? 

Не всегда поиском подходящей TMS занимается сотрудник из профильного бизнес-подразделения, которому известны нюансы и сложности логистических процессов, - поэтому мы решили разобраться, как процессно подойти к выбору системы и достичь поставленной цели.


1. Сформулировать ваши цели и задачи


Многие уже на первом этапе допускают ошибку и сразу же начинают писать техническое задание для будущей системы. Сложно писать о том, какая должна быть система, если нет понимания, какие цели преследует бизнес и на решение каких проблем он нацелен. Необходимо точно определить конкретный перечень задач или бизнес-процессов. У каждой компании будут свои цели, но мы выделили наиболее часто встречающиеся:
  • Автоматизировать построение оптимальных маршрутов с учетом плана доставки для междугородней (Intercity) и городской доставки последней мили (Last Mile).
  • Автоматизировать процесс распределения маршрутов по финансовой эффективности между собственным и наемным транспортом.
  • Оцифровать коммуникации с перевозчиками и перевести взаимодействие через единый личный кабинет: распределять заказы по гарантированным объемам, получать и выбирать ценовые предложения, обеспечить документооборот и решение проблем на маршруте.
  • Сократить затраты на собственный транспорт и обеспечить конкурентный SLA.
  • Контролировать бизнес-показатели онлайн в режиме одного окна и обеспечить прозрачность всех этапов планирования доставок.

Консолидируйте все цели и задачи, которые хотите решить с помощью TMS. Проведите общую встречу со всеми стейкхолдерами и согласуйте ваши цели. Утвержденный перечень задач будет ориентиром перед следующим этапом выбора системы.


2. Подготовить бизнес- и функциональные требования


Теперь, когда у вас есть понятные задачи, нужно определить, какими особенностями должна обладать TMS, чтобы эти задачи были решены и вы добились поставленных результатов. 
Лучшим решением для подготовки качественных требований, отражающих реальные проблемы бизнеса, станет привлечение профильных специалистов (логисты, менеджеры по транспорту, начальники автоколонн и т.д). Их можно опросить об основных “болях” и потребностях, узких местах текущих процессов в ежедневной работе.

Например, для решения задачи планирования транспортных средств, TMS должна быть построена по принципу управления процессом, а не по принципу регистрации фактов (когда в учетной программе отражается то, что произошло по факту, а не прогнозируется то, что произойдет).
Или, чтобы сократить расходы на содержание собственного автопарка, в TMS должна быть возможность оптимизации планируемых маршрутов исходя из доступности транспорта, их рейтинга и максимально точной загрузки/разгрузки по графику.

Примечание: ваши бизнес-требования — это перечень бизнес-задач, которые TMS точно должна уметь делать, а функциональные требования — это детализация этих решений. Например, бизнес-требование звучит как «Распределяет маршруты по ресурсам» в функциональных требованиях означает, что TMS должна автоматически распределять созданные маршруты между собственными транспортными средствами и наемными грузоперевозчиками, распределять собственные ТС на конкретные маршруты и выдавать им задания, а для наемного транспорта — быть интегрированной с площадкой торгов, где по итогу торгов будет назначен конкретный перевозчик. 


3. Определить технические варианты решения:

архитектура и реализация


На рынке сегодня представлено достаточно много решений для автоматизации транспортной логистики. По вариантам поставки решения их можно разделить:

SaaS (облачные решения) — хранение и обработка информации в облаке, а не на серверах компании, для использования достаточно последней версии браузера и хорошей скорости интернет-соединения. 
Десктопные — программа устанавливается, запускается и работает локально на ПК специалиста, имеются технические ограничения по совместимости ПК и программ, дополнительные затраты на обслуживание.

Эти технические варианты решения влияют на удобство использования TMS, масштабируемость, закрытие ваших бизнес-задач и стоимость решения от внедрения до использования.
Архитектура решения должна учитывать ваши текущие учетные и аналитические системы, - по большей части для обеспечения интеграции TMS с уже действующими у вас системами.
Например, вы получаете заявки на грузоперевозку через сайт — далее они отправляются во внутреннюю CRM систему, — как их перенести в автоматическом режиме в TMS? В случае выбора архитектуры решения в виде веб-приложения скорее всего получится сделать бесшовную интеграцию с сайтом и оформить бизнес-процесс обработки заявок с помощью тех этапов, что вам предложит TMS. 
Также рекомендуем обратить внимание на модульность TMS, она позволяет платить только за то, что используется в логистическом процессе (принцип “pay-as-you-go”).

Примечание: Системы построены с применением различных технологий и подходом в целом. Важно изучить философию, которую заложил поставщик ИТ-решения в создание своей TMS системы. Существует пост-фактный процесс, когда TMS используется для внесения в нее уже свершившихся фактов, а автоматизация работы частичная или отсутствует, остальной процесс идет корректировками в ручном режиме, а есть системы, имеющие в своей архитектуре BPMS-оркестратор, где процессом работы в системе управляет Camunda - и тогда происходит реальное управление процессами, когда система ставит задачи специалистам по грузоперевозкам.


4. Выбрать, как будет реализован ваш проект —привлекать собственную команду разработки или купить готовый продукт


После определения требований и архитектуры решения необходимо ответить еще на ряд вопросов внутри компании:
  • у вас есть собственная IT-команда (backend- и frontend-разработчики, бизнес- и системные аналитики, архитекторы и т.д.)?
  • собственная IT-команда обладает практическими знаниями в грузоперевозках, чтобы разработать продукт по требованиям логистов? 
  • вы готовы инвестировать в разработку собственного решения?
  • какие стратегические задачи решает реализация собственными силами и на сколько ваши процессы уникальны на рынке? 
  • какие риски компания принимает при реализации разработки на заказ (вплоть до срыва реализации и отказа от проекта)? 
  • какие риски принимает компания при выборе готового решения?
  • может ли готовое решение быть кастомизировано под ваши запросы?

Ответы на эти вопросы помогут сделать выбор в пользу сбора информации на рынке о готовых к внедрению TMS и командах, готовых к работе над вашим заказом. Этапы 5 и 6 нужны уже тем, кто выбирает в итоге внедрение готового решения из представленных на рынке.

5. Выбрать шорт-лист реализаций и получить демо продуктов, оценку сроков и вероятности кастомизации продукта под ваши задачи


Поиск готовых решений для шорт-листа можно поручить сотрудникам, способным собрать и предоставить вам анкеты о кратких характеристиках TMS, что сейчас представлены на рынке. Анкета должна включать в себя ответы на вопросы по вашим бизнес-требованиям (например, вы хотите обработку заявок, составление маршрутов и интеграцию с 1С УАТ - есть она или нет у готового решения? Эту информацию можно использовать как фильтр для отбора шорт-листа TMS-систем).

С кандидатами на внедрение и запуск можно договориться о демо систем и оценить удобство, закрытие основных ваших задач функционалом системы, технические характеристики - масштабируемость и возможность интеграции с другими важными для вас программами.
В оценке важное место занимают сроки на доработку, сроки по внедрению и запуску, понимание специфики ваших бизнес-процессов и покрытие бизнес-задач основным функционалом, а также вероятность доработки решения под ваши нужды.


6. Выбрать TMS


Все варианты готовых решений на рынке, необходимо оценить и сделать выбор в пользу того, которое максимально точно решает ваши задачи и готово к настройке по отдельным процессам. Итоговое сравнение может быть оформлено в виде ответов на представленные вопросы:

Соответствие решения целям и задачам бизнеса:
  • какие бизнес-задачи из списка задач компании решает TMS? 
  • какие из важных для компании не решает или решает частично? 

Соответствие решения бизнес- и функциональным требованиям:
  • есть ли возможность интеграции со смежными системами в компании?
  • решение технологично и отвечает современным трендам?
  • может ли быть доработан по заказу недостающий функционал и в какой срок?

Внедрение, запуск и сопровождение:
  • какой срок внедрения и запуска TMS в вашей компании? 
  • включено ли предпроектное обследование в стоимость внедрения? 
  • формат оплаты и стоимость решения?
  • формат технической поддержки и сопровождения?
  • есть ли выделенный менеджер на этапе запуска?

Общее впечатление от решения:
  • удобно ли использовать решение? понятны ли термины и оформление?
  • имеются ли отчеты и инструкции по работе с решением?
  • кто работает с этой компанией на рынке, и какие отзывы о ней?
  • является ли решение известным на рынке — призером конкурсов, грантов, программ?

На выходе обычно остается от одного до трех решений, — и тут уже проще сделать окончательный выбор и подписать договор.

Команда Logijet понимает, что процесс выбора может быть выматывающим для руководства, а отсутствие прозрачности в описании продукта или его функционала не делает задачу проще. Поэтому мы со своей стороны при обращении к нам предоставляем информацию о функциональности модулей TMS, которые подойдут для решения именно ваших задач, — в виде демо или презентации, а также готовы проконсультировать вас о необходимости внешних интеграций или подписать NDA для защиты ваших интересов в бизнесе при поиске TMS.