- какие процессы грузоперевозок требуют оптимизации и автоматизации?
- какие целевые бизнес-показатели не смогут быть достигнуты без использования TMS?
- разрабатывать систему самостоятельно или внедрить готовый продукт?
- какие сроки внедрения и масштабирования TMS приемлемы для текущих бизнес-условий?
- какой бюджет следует заложить на внедрение TMS системы?
Не всегда поиском подходящей TMS занимается сотрудник из профильного бизнес-подразделения, которому известны нюансы и сложности логистических процессов, - поэтому мы решили разобраться, как процессно подойти к выбору системы и достичь поставленной цели.
1. Сформулировать ваши цели и задачи
Многие уже на первом этапе допускают ошибку и сразу же начинают писать техническое задание для будущей системы. Сложно писать о том, какая должна быть система, если нет понимания, какие цели преследует бизнес и на решение каких проблем он нацелен. Необходимо точно определить конкретный перечень задач или бизнес-процессов. У каждой компании будут свои цели, но мы выделили наиболее часто встречающиеся:
- Автоматизировать построение оптимальных маршрутов с учетом плана доставки для междугородней (Intercity) и городской доставки последней мили (Last Mile).
- Автоматизировать процесс распределения маршрутов по финансовой эффективности между собственным и наемным транспортом.
- Оцифровать коммуникации с перевозчиками и перевести взаимодействие через единый личный кабинет: распределять заказы по гарантированным объемам, получать и выбирать ценовые предложения, обеспечить документооборот и решение проблем на маршруте.
- Сократить затраты на собственный транспорт и обеспечить конкурентный SLA.
- Контролировать бизнес-показатели онлайн в режиме одного окна и обеспечить прозрачность всех этапов планирования доставок.
Консолидируйте все цели и задачи, которые хотите решить с помощью TMS. Проведите общую встречу со всеми стейкхолдерами и согласуйте ваши цели. Утвержденный перечень задач будет ориентиром перед следующим этапом выбора системы.
2. Подготовить бизнес- и функциональные требования
Теперь, когда у вас есть понятные задачи, нужно определить, какими особенностями должна обладать TMS, чтобы эти задачи были решены и вы добились поставленных результатов.
Лучшим решением для подготовки качественных требований, отражающих реальные проблемы бизнеса, станет привлечение профильных специалистов (логисты, менеджеры по транспорту, начальники автоколонн и т.д). Их можно опросить об основных “болях” и потребностях, узких местах текущих процессов в ежедневной работе.
Например, для решения задачи планирования транспортных средств, TMS должна быть построена по принципу управления процессом, а не по принципу регистрации фактов (когда в учетной программе отражается то, что произошло по факту, а не прогнозируется то, что произойдет).
Или, чтобы сократить расходы на содержание собственного автопарка, в TMS должна быть возможность оптимизации планируемых маршрутов исходя из доступности транспорта, их рейтинга и максимально точной загрузки/разгрузки по графику.
Примечание: ваши бизнес-требования — это перечень бизнес-задач, которые TMS точно должна уметь делать, а функциональные требования — это детализация этих решений. Например, бизнес-требование звучит как «Распределяет маршруты по ресурсам» в функциональных требованиях означает, что TMS должна автоматически распределять созданные маршруты между собственными транспортными средствами и наемными грузоперевозчиками, распределять собственные ТС на конкретные маршруты и выдавать им задания, а для наемного транспорта — быть интегрированной с площадкой торгов, где по итогу торгов будет назначен конкретный перевозчик.
3. Определить технические варианты решения:
архитектура и реализация
На рынке сегодня представлено достаточно много решений для автоматизации транспортной логистики. По вариантам поставки решения их можно разделить:
SaaS (облачные решения) — хранение и обработка информации в облаке, а не на серверах компании, для использования достаточно последней версии браузера и хорошей скорости интернет-соединения.
Десктопные — программа устанавливается, запускается и работает локально на ПК специалиста, имеются технические ограничения по совместимости ПК и программ, дополнительные затраты на обслуживание.
Эти технические варианты решения влияют на удобство использования TMS, масштабируемость, закрытие ваших бизнес-задач и стоимость решения от внедрения до использования.
Архитектура решения должна учитывать ваши текущие учетные и аналитические системы, - по большей части для обеспечения интеграции TMS с уже действующими у вас системами.
Например, вы получаете заявки на грузоперевозку через сайт — далее они отправляются во внутреннюю CRM систему, — как их перенести в автоматическом режиме в TMS? В случае выбора архитектуры решения в виде веб-приложения скорее всего получится сделать бесшовную интеграцию с сайтом и оформить бизнес-процесс обработки заявок с помощью тех этапов, что вам предложит TMS.
Также рекомендуем обратить внимание на модульность TMS, она позволяет платить только за то, что используется в логистическом процессе (принцип “pay-as-you-go”).
Примечание: Системы построены с применением различных технологий и подходом в целом. Важно изучить философию, которую заложил поставщик ИТ-решения в создание своей TMS системы. Существует пост-фактный процесс, когда TMS используется для внесения в нее уже свершившихся фактов, а автоматизация работы частичная или отсутствует, остальной процесс идет корректировками в ручном режиме, а есть системы, имеющие в своей архитектуре BPMS-оркестратор, где процессом работы в системе управляет Camunda - и тогда происходит реальное управление процессами, когда система ставит задачи специалистам по грузоперевозкам.
4. Выбрать, как будет реализован ваш проект —привлекать собственную команду разработки или купить готовый продукт
После определения требований и архитектуры решения необходимо ответить еще на ряд вопросов внутри компании:
- у вас есть собственная IT-команда (backend- и frontend-разработчики, бизнес- и системные аналитики, архитекторы и т.д.)?
- собственная IT-команда обладает практическими знаниями в грузоперевозках, чтобы разработать продукт по требованиям логистов?
- вы готовы инвестировать в разработку собственного решения?
- какие стратегические задачи решает реализация собственными силами и на сколько ваши процессы уникальны на рынке?
- какие риски компания принимает при реализации разработки на заказ (вплоть до срыва реализации и отказа от проекта)?
- какие риски принимает компания при выборе готового решения?
- может ли готовое решение быть кастомизировано под ваши запросы?
Ответы на эти вопросы помогут сделать выбор в пользу сбора информации на рынке о готовых к внедрению TMS и командах, готовых к работе над вашим заказом. Этапы 5 и 6 нужны уже тем, кто выбирает в итоге внедрение готового решения из представленных на рынке.
5. Выбрать шорт-лист реализаций и получить демо продуктов, оценку сроков и вероятности кастомизации продукта под ваши задачи
Поиск готовых решений для шорт-листа можно поручить сотрудникам, способным собрать и предоставить вам анкеты о кратких характеристиках TMS, что сейчас представлены на рынке. Анкета должна включать в себя ответы на вопросы по вашим бизнес-требованиям (например, вы хотите обработку заявок, составление маршрутов и интеграцию с 1С УАТ - есть она или нет у готового решения? Эту информацию можно использовать как фильтр для отбора шорт-листа TMS-систем).
С кандидатами на внедрение и запуск можно договориться о демо систем и оценить удобство, закрытие основных ваших задач функционалом системы, технические характеристики - масштабируемость и возможность интеграции с другими важными для вас программами.
В оценке важное место занимают сроки на доработку, сроки по внедрению и запуску, понимание специфики ваших бизнес-процессов и покрытие бизнес-задач основным функционалом, а также вероятность доработки решения под ваши нужды.
6. Выбрать TMS
Все варианты готовых решений на рынке, необходимо оценить и сделать выбор в пользу того, которое максимально точно решает ваши задачи и готово к настройке по отдельным процессам. Итоговое сравнение может быть оформлено в виде ответов на представленные вопросы:
Соответствие решения целям и задачам бизнеса:
- какие бизнес-задачи из списка задач компании решает TMS?
- какие из важных для компании не решает или решает частично?
Соответствие решения бизнес- и функциональным требованиям:
- есть ли возможность интеграции со смежными системами в компании?
- решение технологично и отвечает современным трендам?
- может ли быть доработан по заказу недостающий функционал и в какой срок?
Внедрение, запуск и сопровождение:
- какой срок внедрения и запуска TMS в вашей компании?
- включено ли предпроектное обследование в стоимость внедрения?
- формат оплаты и стоимость решения?
- формат технической поддержки и сопровождения?
- есть ли выделенный менеджер на этапе запуска?
Общее впечатление от решения:
- удобно ли использовать решение? понятны ли термины и оформление?
- имеются ли отчеты и инструкции по работе с решением?
- кто работает с этой компанией на рынке, и какие отзывы о ней?
- является ли решение известным на рынке — призером конкурсов, грантов, программ?
На выходе обычно остается от одного до трех решений, — и тут уже проще сделать окончательный выбор и подписать договор.
Команда Logijet понимает, что процесс выбора может быть выматывающим для руководства, а отсутствие прозрачности в описании продукта или его функционала не делает задачу проще. Поэтому мы со своей стороны при обращении к нам предоставляем информацию о функциональности модулей TMS, которые подойдут для решения именно ваших задач, — в виде демо или презентации, а также готовы проконсультировать вас о необходимости внешних интеграций или подписать NDA для защиты ваших интересов в бизнесе при поиске TMS.
