С точки зрения использования TMS как программы, пользователи — это логисты, диспетчеры, менеджеры по наемному транспорту, операторы. Задачи таких пользователей — это чаще всего большой объем плохо структурированной информации из разных источников (почта, таблицы, звонки), а результатом могут быть созданные маршруты, назначенный транспорт, обработанное обращение, своевременный отчет о состоянии автопарка и т.д.
Сложность получения запланированного результата чаще всего заключается в том, что в одном сквозном процессе управления логистикой могут быть задействованы разные бизнес-подразделения, которые между собой взаимодействуют неэффективно или в разные временные промежутки.
Руководителю логистической службы, как собственнику такого процесса, важно чтобы:
- Выполнение задач отнимало меньше рабочего времени сотрудников.
- Была возможность контроля всех участников процесса в любой момент его выполнения.
- Не было возможности пропустить шаг (выполнение задачи) процесса.
- Было своевременное информирование о срыве процесса.
Модуль Logijet TMS «Управление задачами пользователей» закрывает все важные для руководителя аспекты управления процессом, и построен в соответствии с моделью цикла PDCA (от англ. «Plan — Do — Check — Act», то есть «планируй — выполняй — проверяй — исправляй»).
Как это работает?
- Система самостоятельно контролирует последовательность действий для процесса выполнения заявок на грузоперевозку, — с момента появления заявки до проведения оплаты бухгалтерией.
- Персональные задания для пользователей с установленным сроком выполнения не позволяют отклониться от процесса, а все отклонения регистрируются.
- Выполнение заданий максимально автоматизировано — проверка заявок, построение маршрутов и назначение транспорта, отслеживание статусов транспорта, что сокращает трудозатраты пользователей.
- Между всеми участниками процесса (диспетчерами, логистами, клиентами, водителями) запускаются роботизированные цифровые коммуникации с использованием голосовых и текстовых каналов связи для решения срочных и текущих вопросов.
- Выдача персонального задания или поручения происходит в Logijet TMS, обсуждение – во встроенном чате. Вся история хранится в одном месте: выданные задания, сроки выполнения, переписки сотрудников, отправленные файлы и затраченное время на выполнение задач процесса.
Управление задачами пользователей и контроль их выполнения при организации грузоперевозок — это неотъемлемая часть комплексного решения Logijet TMS, которое упрощает процессный подход к бизнесу.
