Администрирование в TMS

При регистрации новой компании, система TMS автоматически предварительно настраивает конфигурацию экземпляра системы для клиента. Администратору компании (пользователь, который зарегистрировал компанию в системе Logijet TMS) предоставляется набор функций для самостоятельного управления своим экземпляром:

• Управление организационной структурой.
• Управление пользователями и ролями.
• Управление базовой справочной информацией для решения транспортной задачи.

Управление организационной структурой

Управление филиалами организации

Если в организации есть несколько филиалов или подразделений, каждое из которых имеет отдельных сотрудников, то в системе можно создавать филиалы и формировать привязки к конкретному филиалу для подстановки данных филиала при выполнении операций пользователя.

Заведение филиалов организации
Для управления подразделениями (филиалами) необходимо перейти в раздел “Справочники” - “Контрагенты”.
Открыть карточку своей компании.
Для добавления подразделения необходимо нажать на соответствующую кнопку “Создать подразделение” в центральной части карточки.

Раскроется панель с полями для создания подразделения.
“Подразделение” - название создаваемого подразделения/филиала. Обязательное поле.
“КПП” - возможность указать КПП подразделения, если оно имеет собственный код причины постановки на учет. Необязательное поле.
“Почтовый адрес” - почтовый адрес этого подразделения/филиала. Необходимо для корректной генерации документов. Обязательное поле.

Удаление подразделения
Для удаления подразделения необходимо перейти в раздел “Справочники” - “Контрагенты” и открыть карточку своей организации.
Кликнуть на название подразделения. Раскроется карточка с информацией и в верхнем правом углу карточки подразделения будет кнопка для удаления. При нажатии на кнопку произойдет удаление подразделения/филиала.

Важно, если к данному подразделению были привязаны пользователи компании, то им необходимо будет создать новые профили для возможности продолжения работы.

Управление пользователями

Заведение новых пользователей и предоставление доступа к TMS
Для заведения новых пользователей и предоставления доступа необходимо перейти в раздел “Администрирование” → “Пользователи” в левой части экрана.

На этой странице отображаются все пользователи системы вашей организации со статусом активности.

Для заведения нового пользователя необходимо нажать на кнопку “Плюс” в верхней части экрана возле заголовка “Пользователи”.

Откроется боковая панель с правой стороны для указания информации о новом пользователе.

Обязательно нужно заполнить следующую информацию:

• “Фамилия” - фамилия нового пользователя.
• “Имя” - имя нового пользователя.
• “email” - email адрес, будет выступать способом входа в систему TMS и на который придет приглашение для получения доступа к системе, создания пароля к учетной записи.
• “Филиал” - филиал организации к которой будет относиться этот пользователь. По умолчанию у организации создается подразделение “Центральный офис”, управление филиалами производится в справочнике контрагентов.
• “Роли” - список разрешений, которые можно предоставить пользователю. Роли представляют собой бизнес-функции, открывающие доступ к интерфейсам и функциям системы. Создание персональных ролей осуществляется ИТ поддержкой Logijet при составлении запроса на email адрес support@logijet.ru.

После указания всей информации в боковой панели появится кнопка “Сохранить”. Необходимо нажать на данную кнопку, чтобы создать пользователя и пригласить его для работы в системе. 

При успешном сохранении информации в списке пользователей появится созданный пользователь со статусом “Приглашенный”, а пользователю на его email придет письмо с приглашением присоединиться к сервисам TMS Logijet.

Приглашенному пользователю нужно нажать на кнопку “Присоединиться” для перехода по сгенерированной ссылке для создания пароля своей учетной записи в TMS.

Повторное приглашение пользователя
Если необходимо повторно выслать приглашение пользователю, который не подтвердил еще приглашение, нужно в меню “Администрирование” - “Пользователи” найти пользователя, для поиска можно воспользоваться специальным полем в верхней части экрана по фамилии или email пользователя, и кликнуть на его записи.

Откроется боковая панель с информацией о пользователе и будет доступна кнопка “Пригласить”, нужно нажать на нее, чтобы система выслала повторное приглашение.

Важно, повторно можно выслать приглашение не раньше чем через 5 минут после предыдущей отправки.

Редактирование ролей пользователя
Для изменения разрешений пользователя нужно в меню “Администрирование” - “Пользователи” найти пользователя, для поиска можно воспользоваться специальным полем в верхней части экрана по фамилии или email, и кликнуть на его записи.
Откроется боковая панель с информацией о пользователе и в верхней части панели будет вкладка “Профили”. 

По умолчанию у пользователя создается профиль с указанным филиалом при создании, но доступно создание нескольких профилей под разные филиалы. Если нужно изменить привязку к филиалу, то нужно создать новый профиль с выбором нового филиала, а предыдущий удалить.

Для изменения списка ролей в текущем профиле нужно кликнуть на профиль в списке профилей и появится дополнительная панель со списком доступных ролей организации и при помощи чекбокса нужно отменить доступные пользователю роли. При внесении изменений список ролей пользователя в списке ролей появится две кнопки “Сохранить” для сохранения внесенных изменений и “Отменить” для отмены внесенных изменений. Изменения применяются только при сохранении, если закрыть боковую панель без клика на кнопку “Сохранить”, внесенные изменения потеряются.

Для информации:
“Профиль” - это набор разрешений для определенного филиала организации. Одному пользователю можно создать несколько профилей с разным набором разрешений, например, если пользователь для разных филиалов компании имеет разный набор функций и обязанностей.

Деактивация и повторная активация пользователя
Для деактивации пользователя и запрета доступа к системе нужно в меню “Администрирование” - “Пользователи” найти пользователя, для поиска можно воспользоваться специальным полем в верхней части экрана по фамилии или email, и кликнуть на его записи. 

У активного пользователя внизу открывшейся боковой панели будет кнопка “Деактивировать”, при нажатии на нее пользователь будет деактивирован и он не сможет осуществить авторизацию в систему. Если он ранее был авторизован, то в течение 5 минут его автоматически разлогинит и он не сможет больше авторизоваться. Пользователю придет уведомление на email о том, что ему заблокирован доступ в TMS Logijet.

У деактивированного пользователя внизу открывшейся боковой панели будет кнопка “Активировать”, при нажатии на нее пользователь активируется и он сможет авторизоваться. Дополнительно на email пользователя придет уведомление о том, что ему предоставлен доступ в систему TMS Logijet.

Управление доступными категориями транспортных средств и типов кузова

При создании заявок или маршрутов в системе отражается информация о требуемой плановой категории транспортного средства (далее ТС) и типа кузова. По умолчанию у организации не выставляются данные параметры и администратору нужно определить, с какими категориями и типами будут работать сотрудники.

Для управления доступными списками необходимо перейти в раздел меню “Администрирование” - “Категории ТС и типы кузова”.

В этом разделе в виде двух колонок будет отражены доступные значения для работы. Необходимо выделить чекбоксом нужные значения и нажать на кнопку сохранить.

Управление списками автоколонн или подразделениями автопарков

Если у компании есть собственный автопарк, то как правило имеются соответствующие автоколонны, автопарки, где стоит транспорт перед рейсом или оставляют транспорт после совершения рейса, а также по которым происходит деление транспорта внутри организации.

Не всегда автопарки соответствуют филиалам компании, поэтому автопарки заводятся отдельно, но их можно привязать к определенному филиалу организации для управления ответственностью.

Заведение автопарка
Для заведения автопарков (автоколонн) необходимо перейти в раздел меню TMS “Администрирование” - “Подразделения, автопарки”.
Для создания автопарка нужно нажать на кнопку “плюс” в верхней части экрана возле заголовка страницы.

Откроется боковая панель для указания информации.
“Название закрепления” - это поле отражает название создаваемого автопарка (автоколонны). Обязательное поле.
“Филиал” - список доступных филиалов компании. Для привязки к филиалу (подразделению) компании. Необязательное поле.
“Адрес” - физический адрес местоположения автопарка (автоколонны). Используется для определения начального или конечного местоположения транспортного средства. Необязательное поле.

После указания обязательной информации появится внизу панели кнопка “Сохранить”, ее нужно нажать для добавления нового автопарка.

После сохранения в центральной части появится новая запись.

Удаление автопарка
Для удаления автопарков (автоколонн) необходимо перейти в раздел меню TMS “Администрирование” - “Подразделения, автопарки” и кликнуть на запись интересующего автопарка.

Откроется боковая панель с детальной информацией о автопарке и внизу панели будет отображаться кнопка “Удалить”. Нажмите на кнопку для удаления автопарка.

Важно, перед удалением необходимо изменить закрепление всех транспортных средств и водителей, у которых был выставлен данный автопарк.